Cách trộn văn bản word và excel

(Bài giảng chưa được thẩm định)
Nguồn:
Người gửi: Ngô Tấn Lợi (trang riêng)
Ngày gửi: 19h:55' 31-01-2011
Dung lượng: 142.0 KB
Số lượt tải: 0
Số lượt thích: 0 người

CÁCH TRỘN VĂN BẢN WORD VÀ EXCEL
1. Tạo file Excel trước, có các cột theo ý của bạn, ví dụ file Excel có tên Danhmuc.xls có các cột sau tương ứng với cột A/B/C/D, sau đó save file này vào đâu đó trên ổ cứng ID/ Hoten/ Ngaysinh/Dia chi /...
2. Mở Word, soạn sẵn form của văn bản cần trộn, lưu ý để trống những chỗ cần điền văn bản tự động vào
3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...
4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next.
5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...
6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.
7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).
8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers
9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK
10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu (Tôi chắc bạn bị mắc ở chỗ này :-)
11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.
12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.
13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.
14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm. Có gì khó khăn cứ mail lại cho tôi theo địa chỉ dunghangkhanh@fpt.vn Chúc bạn thành công.
Tạo 1 cơ sở dữ liệu trong excel: tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại hoặc gì gì đó tuỳ bác thích - Vào word, chọn tool -> letter and mailings bác sẽ thấy các bước hướng dẫn tiến hành bên tay phải - Step 1 of 6: nhấn vào next - Step 2 of 6: nhấn vào next - Step 3 of 6: viết một lá thư mẫu trong đó có các trường cần đưa dữ liệu vào được để trống, nhấn vào next rồi chọn cơ sở dữ liệu excel mà bác tạo ra - Step 4 of 6: nhấn vào more items để xem các trường của cơ sở dữ liệu rồi đưa nó vào vị trí phù hợp trong thư - Step 5 of 6: nhấn vào next để complete the mail merge Vào view -> toolbar đánh dấu vào mail merge Kích vào hình cái bút viết trên bảng dữ liệu trên thanh công cụ để chọn người, địa chỉ cần gửi Kích vào <<>> để chuyển qua lại giữa dạng trường dữ liệu và dữ liệu đưa vào.


1. Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra hai file văn bản. File thứ nhất là mẫu thư mời gọi là tài liệu chính (New Main Document), ví dụ như mẫu sau:
2. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư),
3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...
4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next. 5.Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...
6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.
7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).
8. Hộp thoại Select Tables xuất